Warum Labordokumentation heute komplizierter ist als nötig

Zuletz bearbeitet:

February 2, 2026

Labordokumentation soll Sicherheit schaffen. Sie macht Prozesse nachvollziehbar, sichert Qualität und erleichtert Audits. Soweit die Theorie.

In der Praxis sieht es anders aus: In vielen Laboren frisst die Dokumentation inzwischen so viel Zeit, dass sie sich wie ein zweiter Vollzeitjob anfühlt. Zwischen Logbüchern, Excel-Listen, Prüfmittelüberwachung, Kalibrierplänen und Wartungsprotokollen bleibt kaum noch Raum für das Wesentliche – saubere Analytik und wissenschaftliche Arbeit.

Das Problem liegt nicht an fehlender Motivation. Das Problem ist das System selbst.

Dokumentation im Labor: Viele Insellösungen, kein Gesamtbild

Über Jahre hinweg sind in den meisten Laboren parallele Systeme gewachsen:

Papier-Logbücher für die Gerätenutzung
Excel-Tabellen zur Prüfmittelüberwachung
Separate Wartungslisten in verschiedenen Formaten
Kalibrierprotokolle in Geräteordnern
QM-Dokumente im Netzlaufwerk
Manuals irgendwo - nur nie da wo man sie gerade braucht

Jedes Element hat seinen Zweck. Doch zusammen ergeben sie ein zersplittertes Qualitätsmanagement im Labor – mit spürbaren Folgen:

Typische Probleme im Dokumentationsalltag:

Einträge werden nachträglich ergänzt, wenn Zeit ist
Informationen sind unvollständig oder widersprüchlich
Daten existieren doppelt in verschiedenen Systemen
Übertragungsfehler von Papier nach Excel häufen sich
Audits erzeugen Stress, weil Nachweise mühsam zusammengesucht werden müssen

Das passiert nicht aus Nachlässigkeit. Es passiert, weil das System gegen den natürlichen Arbeitsfluss läuft.

Der zunehmende Dokumentationsaufwand im Labor bereitet vielen Fachkräften inzwischen "Kopfschmerzen"

Überbordende Dokumentation kostet Zeit, Konzentration und Motivation im Laboralltag. Ein papierloses Labor schafft Abhilfe, indem Prozesse, Geräte und Daten digital verknüpft werden. Moderne Lösungen wie LabThunder helfen, Dokumentation zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und den Aufwand spürbar zu vereinfachen.

Papierloses Labor: Weniger Reibung statt mehr Klicks

Viele verbinden Digitalisierung mit der Befürchtung: "Noch mehr Masken, noch mehr Pflichtfelder, noch mehr Klicks."

Dabei sollte ein papierloses Labor genau das Gegenteil erreichen. Richtig umgesetzt bedeutet Digitalisierung:

Informationen werden direkt am Entstehungsort erfasst
Wiederkehrende Daten schlägt das System automatisch vor
Geräte, Wartung, Kalibrierung und Nutzung sind verknüpft
Dokumentation läuft im Hintergrund mit – ohne extra Aufwand

Das Ziel ist nicht mehr Dokumentation. Das Ziel ist weniger Reibung bei gleichzeitig besserer Qualitätssicherung im Labor.

Prüfmittelüberwachung: Wo Excel an seine Grenzen stößt

Die Prüfmittelüberwachung ist in vielen Laboren der neuralgische Punkt. Häufig wird sie noch organisiert über:

Excel-Listen (Prüfmittelüberwachung Excel ist Standard)
Manuelle Kalendererinnerungen
Handgeschriebene Checklisten
E-Mail-Ketten zwischen Kollegen

Diese Methoden funktionieren – bis sie es nicht mehr tun.

Typische Risiken bei manueller Prüfmittelüberwachung:

Kalibriertermine werden übersehen
Verantwortlichkeiten sind unklar oder veraltet
Der Status einzelner Geräte ist nicht transparent
Bei Audits fehlen lückenlose Nachweise
Gesperrte Geräte werden trotzdem verwendet

Gerade hier ist lückenlose Qualitätssicherung im Labor entscheidend. Ein übersehenes oder abgelaufenes Prüfmittel kann nicht nur einzelne Messungen infrage stellen – im schlimmsten Fall gefährdet es ganze Chargen oder Zulassungen.

Prüfmittelüberwachung und Kalibrierung: Das muss zusammenlaufen

Die Prüfmittelüberwachung Kalibrierung ist kein isolierter Prozess. Sie hängt direkt mit der Gerätenutzung zusammen:

Wann wurde das Gerät zuletzt genutzt?
Ist die Kalibrierung noch gültig?
Wer ist verantwortlich für die Durchführung?
Welche Nachweise existieren bereits?

Wenn diese Informationen verstreut liegen, entstehen Lücken. Und Lücken bedeuten Risiko.

Usability entscheidet über die Datenqualität

Ein System kann technisch perfekt sein – wenn es sich kompliziert anfühlt, wird es im Alltag umgangen.

Dann entstehen:

Nachträge am Ende der Woche
Abkürzungen, die "eigentlich verboten" sind
Einträge mit "Machen wir später"
Excel-Schattenlisten neben dem offiziellen System

Gutes Qualitätsmanagement Labor braucht deshalb vor allem: Benutzerfreundlichkeit.

Software muss so gestaltet sein, dass sie:

den tatsächlichen Arbeitsablauf versteht
logisch aufgebaut ist
automatisch unterstützt, statt zu blockieren
schneller ist als die Excel-Alternative

Erst dann wird Dokumentation Teil der Routine – statt lästiger Zusatzaufwand.

Wie moderne Laborsysteme Dokumentation erleichtern

Zeitgemäße Software für papierloses Labor verbindet alle relevanten Bereiche:

Geräte und ihre Stammdaten
Wartungs- und Kalibrierhistorie
Logbücher mit Nutzungsdaten
Prüfmittelüberwachung mit automatischen Erinnerungen
Auditfähige Berichte auf Knopfdruck

Praktische Beispiele aus dem Laboralltag:

Ein Gerät wird genutzt → Die Nutzung wird automatisch dokumentiert
Ein Kalibriertermin nähert sich → Das System erinnert den Verantwortlichen
Ein Prüfmittel ist gesperrt → Eine Nutzung ist technisch nicht mehr möglich
Ein Audit steht an → Alle Nachweise sind digital und vollständig abrufbar

So wird Dokumentation nicht nachträglich "abgearbeitet". Sie passiert während der normalen Arbeit – im Hintergrund, ohne zusätzlichen Aufwand.

Warum das Thema jetzt dringlicher wird

Labore arbeiten heute unter anderen Bedingungen als noch vor zehn Jahren:

Regulatorische Anforderungen steigen kontinuierlich
Audits werden detaillierter und häufiger
Dokumentationspflichten nehmen zu
Gleichzeitig bleibt die Personaldecke oft gleich

Mehr manuelle Dokumentation ist unter diesen Bedingungen keine Lösung. Sie verschärft das Problem.

Die Antwort liegt in:

Integration statt Insellösungen – ein System statt zehn Listen
Automatisierung statt Nachträge – Dokumentation im Prozess
Klaren Verantwortlichkeiten – wer macht was bis wann
Software, die den Menschen unterstützt – nicht belastet

Fazit: Dokumentation neu denken

Das Problem ist nicht die Dokumentation an sich. Das Problem ist, wie sie heute oft organisiert ist.

Wenn Prüfmittelüberwachung, Kalibrierung, Wartung und Nutzung zusammenlaufen – in einem System, das einfach zu bedienen ist – verändert sich die Wahrnehmung grundlegend.

Dokumentation fühlt sich dann nicht mehr wie Kontrolle an. Sie wird zu dem, was sie sein sollte: Sicherheit und Entlastung.

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