In GMP- und GLP-regulierten Laboren ist die Prüfmittelverwaltung ein zentraler Compliance-Prozess. Jedes Gerät, das in der Entwicklung, Prüfung oder Herstellung von pharmazeutischen Produkten eingesetzt wird, muss über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg vollständig nachverfolgbar sein. Das Herzstück dieser Dokumentation bildet das technische Logbuch – oder moderner ausgedrückt: das TechLog.
Das Problem der papierbasierten Prüfmittelverwaltung
Traditionell werden technische Logbücher auf Papier geführt. In vielen Laboren liegt neben jedem Gerät ein physisches Logbuch, in dem alle relevanten Aktivitäten manuell dokumentiert werden. Was auf den ersten Blick einfach erscheint, entwickelt sich mit der Zeit zu einer erheblichen Belastung:
Herausforderungen bei der Archivierung
Papierlogbücher sind GxP-relevante Dokumente und müssen wie Chargenprotokolle, Analysenergebnisse oder Validierungsdokumente archiviert werden. Das bedeutet konkret:
- Aufbewahrungsfristen von 10, 15 oder sogar 20+ Jahren
- Schutz vor Verlust, Beschädigung oder unbefugten Änderungen
- Jederzeit abrufbar für Audits und Inspektionen
Laborgeräte bleiben oft über Jahrzehnte im Einsatz. In dieser Zeit reicht ein einzelnes Papierlogbuch häufig nicht aus – es entstehen mehrere Logbücher pro Gerät. Bei 100 Geräten im Labor bedeutet das schnell 100 bis 200 physische Logbücher, die archiviert werden müssen.
Die Konsequenzen:
- Wachsende Archivvolumen
- Steigende Lager- und Verwaltungskosten
- Zeitaufwendige Auditvorbereitung
- Erhöhtes Compliance-Risiko durch beschädigte oder fehlende Dokumente
Die Digitalisierung im Labor schreitet stetig voran. Durch den gezielten Einsatz digitaler Laborbücher in Verbindung mit GxP-konformen Archivlösungen können ganze Ketten papierintensiver Prozesse eliminiert werden.
Die Lösung: Digitale technische Logbücher mit LabThunder
LabThunder ist ein vollständig digitales System für technische Logbücher, das speziell für GMP- und GLP-regulierte Umgebungen entwickelt wurde. Es ersetzt papierbasierte Dokumentation durch eine elektronische, strukturierte und compliance-konforme Alternative.
Was macht ein digitales Logbuch aus?
Ein digitales technisches Logbuch dokumentiert den kompletten Lebenszyklus von Laborgeräten:
- Installation und Inbetriebnahme
- Qualifizierung und Validierung
- Wartung und Kalibrierung
- Reparaturen, Abweichungen und Vorfälle
- Änderungen, Upgrades und Stilllegung
LabThunder erfasst diese Informationen in einem Format, das:
- Durchsuchbar und strukturiert ist
- Konsistent dokumentiert wird
- Zugriffskontrolliert und nachverfolgbar ist
- Bereit für langfristige digitale Archivierung ist
Prüfmittelmanagement neu gedacht
Die Vorteile eines digitalen technischen Logbuchs gehen weit über die reine Dokumentation hinaus:
1. Effizienz im täglichen Betrieb
- Schneller Zugriff auf alle Geräteinformationen
- Automatische Erinnerungen für Wartung und Kalibrierung
- Zentrale Übersicht über den Status aller Prüfmittel
- Keine unleserlichen Handschriften mehr
2. Compliance und Datenintegrität
- Vollständige Audit Trails für alle Änderungen
- Elektronische Signaturen gemäß 21 CFR Part 11
- Konsistente Dokumentationsqualität
- Reduziertes Risiko für Compliance-Verstöße
3. Integration in moderne Labor-IT
- Nahtlose Anbindung an LIMS, QMS und andere Systeme
- Standardisierte Prozesse über alle Standorte hinweg
- Bessere Datenqualität durch strukturierte Eingaben
Die perfekte Kombination: LabThunder und digitale Archivierung
Der wahre Effizienzgewinn entsteht durch die Kombination eines digitalen Logbuch-Systems wie LabThunder mit einer GMP-konformen digitalen Archivierungslösung.
Wenn ein Gerät das Ende seines Lebenszyklus erreicht, kann das komplette digitale Logbuch nahtlos in ein digitales Archiv überführt werden – zum Beispiel in das Watcher Archiv von biomedion.
So funktioniert die digitale Archivierung in der Praxis:
- Das Gerät wird außer Betrieb genommen
- Das digitale TechLog wird finalisiert
- Das Logbuch wird ins digitale Archiv übertragen
- Metadaten werden automatisch angereichert
- Aufbewahrungsfristen und Lifecycle-Regeln werden automatisch angewendet
Messbare Vorteile für Ihr Labor
Kosteneinsparung
- Keine physischen Archivräume mehr für Logbücher
- Reduzierte Verwaltungskosten durch Automatisierung
- Geringerer Zeitaufwand bei Audits und Inspektionen
Compliance-Sicherheit
- Kontrolliertes Lifecycle-Management
- Schutz vor Datenverlust durch redundante Speicherung
- Jederzeit audit-ready durch sofortigen Zugriff
Skalierbarkeit
- Unbegrenzt erweiterbar ohne zusätzlichen physischen Platz
- Zukunftssicher unabhängig von Systemlaufzeiten
- Standortübergreifend einsetzbar
Von der Papierflut zur digitalen Effizienz
Die Umstellung von papierbasierten Logbüchern auf ein digitales TechLog-System wie LabThunder ist mehr als nur eine technologische Modernisierung – es ist ein strategischer Schritt hin zu effizienterem Prüfmittelmanagement und nachhaltigeren Archivierungsprozessen.
Der Weg zur Implementierung
- Bestandsaufnahme: Erfassung aller aktuell genutzten Geräte und Logbücher
- Systemeinführung: Schrittweise Implementierung von LabThunder
- Mitarbeiterschulung: Training für konsistente Nutzung
- Migration: Überführung kritischer historischer Daten
- Kontinuierliche Optimierung: Anpassung an neue Anforderungen
Fazit: Investition in die Zukunft
Digitale technische Logbücher sind kein "Nice-to-have" mehr – sie sind ein logischer und notwendiger Schritt zu effizienten, compliant und nachhaltigen Laborprozessen.
Mit LabThunder gewinnen regulierte Labore:
- Vollständige digitale Prüfmittelverwaltung
- Nahtlose Archivierungsfähigkeit
- Langfristige Kosteneinsparungen
- Erhöhte Compliance-Sicherheit
Statt wachsende Papierarchive zu verwalten, erhalten Unternehmen eine skalierbare, konforme und kosteneffiziente Strategie für ihr Prüfmittelmanagement.
LabThunder:
✅ Compliant nach ISO 17025, GMP/GLP und ISO 15189
✅ Digitale Logbücher statt Zettelchaos
✅ Thunder AI - zentrale Intelligenz bei Fehlern & Fragen
✅ Smarte & Predictive Maintenance verhindert Ausfälle
✅ Mehr Unabhängigkeit von externem Service
✅ bis zu 50 % weniger Serviceeinsätze
✅ easy to use - keine IT nötig
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