Letzte Woche stand ich wieder in einem Pharmalabor. Audit-Vorbereitung. Die Laborleiterin zeigt mir ihre Geräteübersicht: „Läuft alles super. Wir haben dafür ein validiertes Excel."
Sie sagt es mit der gleichen Gewissheit, mit der andere über ihr LIMS sprechen.
Ich nicke. Schaue mir die Datei an. 30 Spalten. 340 Zeilen. Verschachtelte WENN-Formeln. Farbcodierungen, deren Logik nur noch die ehemalige Praktikantin kannte – die vor zwei Jahren gegangen ist.
„Funktioniert das noch zuverlässig?", frage ich.
„Klar. Solange niemand die falschen Zellen überschreibt."
Willkommen in der Realität der Prüfmittelüberwachung Excel. Einem System, das eigentlich keins sein sollte.
Excel ist nicht das Problem. Die Rolle, die es spielt, schon.
Lassen Sie uns eines klarstellen: Excel ist ein hervorragendes Werkzeug. Flexibel, mächtig, universell verfügbar. Für Ad-hoc-Auswertungen, schnelle Listen, Projektplanung – unschlagbar.
Das Problem beginnt, wenn aus einem Hilfsmittel ein Produktionssystem wird.
Wenn aus einer simplen Tabelle plötzlich die zentrale Messmittelüberwachung entsteht.
Wenn das Gerätelogbuch, die Kalibrierplanung und die Wartungshistorie in einer einzigen Datei leben – und davon die Auditfähigkeit des gesamten Labors abhängt.
Dann sprechen wir nicht mehr über Excel.
Dann sprechen wir über Schatten-IT im regulierten Umfeld.
Moderne Softwarelösungen wie LabThunder erleichtern die tägliche Arbeit im Labor, indem sie Prüfmittelmanagement durch strukturierte, standardisierte Workflows abbilden und sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integrieren lassen.
Wie es anfängt (und warum es immer logisch beginnt)
Die Geschichte ist fast immer dieselbe.
Ein neues Analysegerät wird angeschafft. HPLC, Waage, pH-Meter – egal. Jemand aus dem Team erstellt schnell eine Excel-Liste: Seriennummer, Kalibrierintervall, nächster Wartungstermin.
Es funktioniert.
Die erste QM-Prüfung läuft durch. Der Auditor nickt ab. Das interne Audit findet nichts zu beanstanden.
Also wächst es.
Weitere Geräte kommen hinzu. Jemand fügt eine Spalte für Reparaturkosten ein. Ein Kollege baut ein Makro für die Fälligkeitsübersicht. Die Kollegin aus der Qualitätssicherung wünscht sich bedingte Formatierung für überfällige Kalibrierungen.
Nach drei Jahren gibt es sechs Reiter, 20 verknüpfte Zellen und eine SVERWEIS-Formel, die über drei Tabellenblätter geht.
Niemand hat beschlossen, daraus ein System zu machen.
Es ist einfach passiert.
Der Moment, in dem es kritisch wird
Der Kipppunkt kommt schleichend. Er zeigt sich in Sätzen wie diesen:
„Die Datei ist furchtbar langsam geworden. Aber wir wissen nicht, woran es liegt."
„Nimm bitte die Version ‚Geräteliste_Final_V8_wirklich_final_Mai.xlsx'. Nicht die andere."
„Frag Thomas. Nur er weiß, wie die Formeln aufgebaut sind."
„Bitte nichts in Spalte M verschieben. Sonst crasht das ganze Ding."
Spätestens hier wird klar: Das ist keine Tabelle mehr. Das ist ein inoffizielles Prüfmittelmanagement-System.
Ohne Architektur.
Ohne Versionskontrolle.
Ohne Rollenkonzept.
Ohne echten Audit Trail.
Und trotzdem hängen daran: Geräteverfügbarkeit. Kalibrierplanung. GMP-Dokumentation. Compliance.
Warum sich das trotzdem sicher anfühlt
Weil Vertrautheit mit Sicherheit verwechselt wird.
Excel kennt jeder. Es steht auf jedem Rechner. Niemand muss geschult werden. Es gibt keine IT-Projekte, keine Abstimmungsschleifen, keine monatelange Einführung.
Eine Prüfmittelverwaltung Software hingegen bedeutet:
- Veränderung
- Lernaufwand
- Projektarbeit
- Budget
- Abstimmung mit IT und QM
Also bleibt man beim Status quo.
Nicht, weil er gut ist.
Sondern weil das bekannte Risiko sich weniger bedrohlich anfühlt als die unbekannte Veränderung.
Die versteckten Risiken hinter „validiert"
„Validiert" klingt nach Qualität. Nach Kontrolle. Nach Sicherheit.
Aber was bedeutet das konkret?
Meistens: Irgendwann wurde einmal geprüft, ob die Datei tut, was sie soll.
Aber dann:
- Wer prüft jede spätere Änderung?
- Wer stellt sicher, dass Formeln nicht versehentlich überschrieben werden?
- Wer erkennt schleichende Logikfehler?
- Wer dokumentiert strukturelle Anpassungen revisionssicher?
In einer professionellen Prüfmittelüberwachung Software wären das Standardfunktionen:
✓ Rollen und Berechtigungen
✓ Vollständiger Audit Trail
✓ Automatische Versionierung
✓ Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen
✓ Strukturierte Datenbank mit Integrität
Im Excel hängt alles am Nutzerverhalten.
Und genau das ist in regulierten Umgebungen – ISO 17025, ISO 15189, GMP – der unsicherste Faktor überhaupt.
Das Problem für GMP- und ISO-Labore: Nachweisbarkeit
In pharmazeutischen oder akkreditierten Laboren geht es nicht nur um Organisation.
Es geht um lückenlose Nachweisbarkeit.
- Wann wurde ein Prüfmittel außer Betrieb genommen?
- Wer hat den Status geändert – und warum?
- Wurde die Änderung durch eine zweite Person geprüft?
- Ist die Historie vollständig rekonstruierbar?
Ein Excel kann das technisch abbilden. Aber es kann es nicht robust absichern.
Damit entsteht ein Paradox: Das System wird akzeptiert, obwohl es strukturell fragil ist.
Bei einem Inspektionsbesuch wird genau das zur Schwachstelle.
Wenn Wissen nicht im System lebt
Das größte Risiko ist nicht technisch.
Es ist organisatorisch.
In vielen Laboren lebt das Systemwissen außerhalb der Datei:
„Claudia weiß, wie das aufgebaut ist."
Das ist kein Scherz. Das ist ein Single Point of Failure.
Urlaub. Krankheit. Jobwechsel.
Plötzlich fehlt nicht nur eine Person – sondern ein Teil der Labororganisation.
Eine echte Prüfmittelmanagement Software trennt:
- Prozesslogik (im System verankert)
- Daten (strukturiert in einer Datenbank)
- Nutzerwissen (dokumentiert, nicht personengebunden)
Excel verschmilzt alles in einer Datei – und macht es dadurch verletzlich.
Skalierung: Der unsichtbare Bruchpunkt
Was bei 15 Geräten funktioniert, bricht bei 150.
Mehr Daten.
Mehr Nutzer.
Mehr Standorte.
Mehr Schnittstellen zu anderen Systemen.
Excel ist nicht dafür gemacht, ein wachsendes Prüfmittelmanagement langfristig zu tragen.
Dann entstehen:
- Kopien („Warum gibt es drei Versionen der Geräteliste?")
- Teil-Listen pro Abteilung
- Manuelle Übertragungen zwischen Dateien
- Medienbrüche (Excel → PDF → Papier → Unterschrift → Scan → Ablage)
Und genau dort passieren Fehler, die niemand sofort bemerkt.
Ein fehlendes Kalibrierintervall. Ein nicht dokumentierter Gerätewechsel. Eine veraltete Wartungshistorie.
Bis der Auditor nachfragt.
Warum der Wechsel so schwer fällt
Der größte Widerstand ist nicht technisch.
Er ist emotional.
„Es läuft doch."
„Das haben wir immer so gemacht."
„Auditoren hatten noch nie etwas dagegen."
Aber „noch nie beanstandet" ist kein Qualitätskriterium.
Es bedeutet nur: Das Risiko hat sich noch nicht materialisiert.
Bis es das tut.
Strukturiertes Prüfmittelmanagement bedeutet mehr als die reine Erfüllung von Normen und Regularien. Es schafft Transparenz, reduziert Abhängigkeiten und macht Arbeitsabläufe im Labor planbar, sicher und effizient.
Der Weg raus – ohne alles auf einmal zu ändern
Niemand muss morgen sein gesamtes System über Bord werfen.
Der Schlüssel ist: strukturiert vorgehen.
Schritt 1: Transparenz schaffen
Welche Excel-Dateien sind wirklich kritisch?
Wo hängt die Messmittelüberwachung oder das Gerätelogbuch daran?
Schritt 2: Risiko bewerten
- Single Point of Failure? (Nur eine Person kennt die Logik)
- Keine vollständige Historie?
- Hohe Änderungsfrequenz ohne Nachvollziehbarkeit?
Schritt 3: Datenmodell definieren
Was sind Geräte? Was sind Prüfmittel?
Welche Zustände, Statuswechsel und Abhängigkeiten gibt es?
Schritt 4: Übergang planen
Excel bleibt zunächst als Datenquelle.
Die Logik wandert schrittweise in eine Prüfmittelüberwachungs-Software.
Schritt 5: Wissen dokumentieren
Nicht nur Daten migrieren.
Auch Entscheidungslogik, Prozesse und Verantwortlichkeiten festhalten.
Das Ziel: Ein wirklich papierloses Labor
Ein papierloses Labor bedeutet nicht nur „kein Papier".
Es bedeutet: strukturierte, systemisch gesicherte Information.
- Gerätehistorie lückenlos nachvollziehbar
- Wartungen automatisch geplant
- Änderungen revisionssicher dokumentiert
- Wissen nicht personengebunden
Das ist echte Labordigitalisierung.
Nicht, weil es modern klingt.
Sondern weil es Abhängigkeiten reduziert, Fehlerquellen eliminiert und Compliance sichert.
Excel war nicht falsch
Und das ist wichtig zu verstehen:
Excel war oft die richtige Lösung.
Zur richtigen Zeit.
Für die richtige Größe.
Mit den damaligen Ressourcen.
Das Problem ist nicht das Tool. Sondern dass es nie als Übergangslösung verstanden wurde.
Es ist gewachsen – während die Anforderungen explodierten.
Irgendwann wird aus einem flexiblen Werkzeug ein digitaler Jenga-Turm, bei dem jede Änderung sich gefährlich anfühlt.
Die bessere Frage
Nicht:
„Habt ihr ein validiertes Excel?"
Sondern:
„Ist euer System skalierbar, nachvollziehbar und unabhängig von Einzelpersonen?"
Wenn die ehrliche Antwort „nicht ganz" ist – das ist kein Vorwurf.
Es ist einfach der Moment, an dem viele Labore stehen.
Und genau hier beginnt echte Labororganisation –nicht mit einem neuen Tool, sondern mit der Entscheidung, Strukturen bewusst zu gestalten.
Checkliste: Braucht Ihr Labor eine professionelle Lösung?
Prüfen Sie ehrlich:
☐ Gibt es kritische Excel-Dateien für Prüfmittel oder Gerätelogbücher?
☐ Kennt mehr als eine Person die vollständige Logik?
☐ Sind alle Änderungen vollständig und revisionssicher nachvollziehbar?
☐ Gibt es echte Versionskontrolle (nicht „Final_v12")?
☐ Ist das System standortübergreifend nutzbar?
☐ Lässt es sich ohne manuelle Übertragungen skalieren?
☐ Funktioniert es auch bei Personalwechsel ohne Wissensübertragung?
Wenn Sie mehrere Fragen mit „nein" beantwortet haben:
Dann ist der Zeitpunkt für eine professionelle Prüfmittelmanagement Software gekommen.
Nicht, weil Excel schlecht ist.
Sondern weil Ihr Labor darüber hinausgewachsen ist.
Fazit
Excel darf endlich wieder das sein, was es am besten kann:
Ein Werkzeug. Nicht das Fundament Ihrer Labor-IT.
Denn echte Labororganisation beginnt dort, wo Systeme nicht nur funktionieren – sondern auch dann stabil bleiben, wenn Menschen gehen, Prozesse wachsen und Auditoren genauer hinschauen.
Gibt es kostenlose Prüfmittelüberwachung Software als Alternative?
Kostenlose Prüfmittelüberwachung Software kann einen ersten Einstieg ermöglichen, insbesondere in sehr kleinen Laboren oder bei überschaubarem Gerätebestand. In der Praxis decken solche Lösungen jedoch häufig nur Teilaspekte ab. Wartung, Kalibrierung, Gerätezustände, Verantwortlichkeiten und auditfähige Nachweise sind meist nicht vollständig integriert, was mit zunehmender Komplexität zu höherem manuellem Aufwand und eingeschränkter Transparenz führt.
Gleichzeitig gibt es heute moderne SaaS-basierte Labormanagement-Lösungen wie LabThunder, die ohne eigenen IT-Betrieb auskommen und ein nutzungsbasiertes Preismodell verfolgen. Durch die Abrechnung nach tatsächlich benötigten Nutzerkonten lassen sich Wartungs-, Prüfmittel- und Kalibrierungsprozesse auch mit überschaubarem Budget strukturiert und normkonform abbilden. Damit entsteht eine wirtschaftlich tragfähige Alternative zwischen kostenlosen Einzellösungen und klassischen, kostenintensiven Enterprise-Systemen.
Ist Excel für ISO 17025 Prüfmittelmanagement zulässig?
Theoretisch ja, praktisch aber ungeeignet. Excel kann die formalen Anforderungen der Norm erfüllen, scheitert aber meist an Datenintegrität, Änderungsverfolgung und Mehrnutzerfähigkeit. Moderne Auditoren akzeptieren Excel-Lösungen zunehmend kritischer, da ein echter Audit-Trail fehlt und Versionskonflikte schwer nachvollziehbar sind. Spätestens bei steigender Anzahl von Prüfmitteln oder mehreren Standorten stoßen Excel-Listen an ihre Grenzen.
Warum reichen Excel-Listen für Prüfmittelüberwachung nicht mehr aus?
Excel bietet keine Audit Trails, keine Benutzerverwaltung, keine Automatisierung, keine Verknüpfung zu Logbüchern oder Wartungszyklen und ist anfällig für Fehler. Für ISO 17025, ISO 15189 und GMP ist es nicht ausreichend.
Was bedeutet Prüfmittelüberwachung?
Prüfmittelüberwachung bezeichnet die systematische Kontrolle aller Mess- und Prüfmittel hinsichtlich ihrer Kalibrierfristen, ihres technischen Zustands und ihrer Eignung für den vorgesehenen Einsatz. Ziel ist es, nur validierte und freigegebene Geräte zu verwenden.
LabThunder:
✅ Compliant nach ISO 17025, GMP/GLP und ISO 15189
✅ Digitale Logbücher statt Zettelchaos
✅ Thunder AI - zentrale Intelligenz bei Fehlern & Fragen
✅ Smarte & Predictive Maintenance verhindert Ausfälle
✅ Mehr Unabhängigkeit von externem Service
✅ bis zu 50 % weniger Serviceeinsätze
✅ easy to use - keine IT nötig
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